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Méthode ♦ Outil

Ressources associées

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AJUSTEMENT DES RESSOURCES

Avant-propos

Définition donnée par la Fédération des observatoires régionaux des urgences (FEDORU) : « Il s’agit d’une situation exceptionnelle, conséquence d’une inadéquation entre les moyens disponibles (lits d’hospitalisation et personnels) et les besoins immédiats d’hospitalisations non-programmées. Ce dysfonctionnement de la gestion des flux de patients représente une situation critique pour un établissement, pouvant évoluer vers une situation de crise. Le dispositif « Hôpital en tension » est un dispositif d’organisation propre à chaque établissement. Il est distinct du plan blanc (qu’il peut précéder). »

Équipe-projet

  • Membres de la commission des admissions non-programmées (si existante) ;
  • Chefs des pôles urgences, médecine, chirurgie, gériatrie ;
  • Directeurs des soins ;
  • Directeur logistique.

Enjeux

  • Maintenir même en période de crise la capacité de prise en charge des patients par l’établissement ;
  • Garantir une juste adéquation des ressources à l’activité même en période de forte tension sans impacter les programmations.

Indicateurs de suivi

  • Nombre de réunions de la cellule de veille ;
  • Nombre de fois où le dispositif a été déclenché ;
  • Nombre de jours de la période HET.

Kit-outil / REX

Retrouvez d'autres exemples en téléchargeant le fichier ci-dessous (archive compressée : il est nécessaire d'extraire les fichiers pour y avoir accès) :

Fiche_16_Dispositif_Hopital_en_tension

Résultats obtenus

  • 8 établissements ont formalisé un dispositif d’hôpital en tension ;
  • Parmi eux, 5 ont maintenu leur nombre de transferts à 0 et les 3 autres ont diminué de 0,6 point leur taux de transferts (de 1,6 à 1 %).

Clés de la réussite

  • Faire participer des chefs de pôle à la cellule de crise / d’alerte ;
  • Avoir dans l’idéal une vision de la situation projetée à J+3 ;
  • Anticiper la charge supplémentaire pour tous les acteurs, y compris pour les assistantes sociales et fonctions support ;
  • Veiller à la logistique des chambres en cas d’activation des lits d’extension en HET (mobilier des chambres (location), mobilier / salle de soins et soins, restauration, matériel biomédical, bio-nettoyage, téléphonie, stockage, transport, accessibilité des locaux…) ;
  • Veiller à réajuster les dotations en médicaments et matériel médical ;
  • Communiquer auprès du Directeur, de l’ARS et du SAMU 15 pour le signalement HET : outil de déclaration en ligne pour informer tous les partenaires à mobiliser ;
  • S’assurer de la disponibilité des indicateurs de signalement pour une mise à jour automatique ;
  • Définir le rôle d’alerte du gestionnaire de lit dans le dispositif, le cas échéant ;
  • Évaluer a posteriori l’adéquation des ressources en lits et humaines allouées lors du dispositif HET.

Conseils de l’ANAP :

  • Définir des seuils de levée du dispositif et donc de fermeture de l’unité HET/lits HET ;
  • Exclure certains lits du compte des lits disponibles (par exemple UNV, USIC, lit-repli néphrologie) car non utilisables pour les patients non concernés ;
  • Avoir une UF spécifique pour le secteur des lits dédiés, s’il existe, et le paramétrer dans les SIH.

Fiches associées

  • Fiche 6 : Mettre en place un outil de visualisation des lits en temps réel et en prévisionnel ;
  • Fiche 15 : Mettre en adéquation les ressources humaines à l’activité ;
  • Fiche 14 : Mettre en adéquation les ressources en lits à l’activité.

« Les réunions de crise organisées lors des flux importants ont permis de mieux se connaître et de comprendre les contraintes de chacun »

PLAN D’ACTIONS

Formaliser une procédure HET :

  • Identifier les grandes catégories de tension : saisonnières, épidémiques, structurelles, défaut d’effectifs soignants aux urgences, manque de lits d’aval de court séjour, ou de lits d’aval des urgences, etc. ;
  • Définir les niveaux de tension : pré-tension et tension ;
  • Définir un circuit de décision pour le déclenchement et la levée du dispositif ;
  • Constituer une cellule d’alerte / de veille : définir sa composition et son rôle dans le dispositif HET ;
  • Créer une check-list « ouverture HET » ;
  • Valider la procédure dans les instances ;
  • Communiquer cette procédure à l’ensemble de l’établissement et à l’ARS.

Apprécier le niveau de tension :

  • Définir des indicateurs pour anticiper, détecter ou suivre l’évolution des situations de tension

Exemples d’indicateurs : (liste non exhaustive) :

- Nombre de passages aux urgences ;

- Nombre de patients de plus de 75 ans présents aux urgences et nécessitant une hospitalisation ;

- Nombre de patients présents aux urgences à 8h, 12h, 17h, 20h ;

- Nombre de patients présents à l’UHCD ;

- Nombre de lits disponibles en médecine et chirurgie ;

- Nombre de lits « chauds » disponibles.

  • Définir des seuils pour chaque indicateur, par exemple

- Plus de X patients de plus de 75 ans à 8h à l’UHCD ;

- Plus de X patients à 8h à l’UHCD ;

- Moins de X lits disponibles au court séjour gériatrique ;

- Moins de X lits en médecine polyvalente ;

- Plus de X passages aux urgences sur plusieurs journées consécutives ;

- Plus de X% d’augmentation de l’activité aux urgences sur les 3 jours précédents ;

- Moins de X lits « chauds » disponibles avant midi.

  • Définir le seuil de déclenchement du dispositif en fonction d’atteinte cumulée des seuils (nombre d’indicateurs dans le rouge) ;
  • Réunir la cellule d’alerte / de veille pour officialiser le déclenchement de l’HET.

Agir sur la tension :

Exemples d’actions (liste non exhaustive) :

  • Extension du nombre de lits d’UHCD ;
  • Création temporaire de lits supplémentaires dans les services (dédoublement des chambres) ;
  • Transformation de l’HDS en HC ;
  • Ouverture d’un secteur éphémère de X lits ouverts X jours par an ;
  • Augmentation des sorties le matin ;
  • Relance des demandes d’aval ;
  • Arrêt des mouvements de patients hébergés pour prioriser les patients du SAU ;
  • Adaptation des ressources humaines au dispositif HET (notamment aux urgences) ;
  • Report de l’activité programmée en HC si possible.

Évaluer :

  • Tracer les déclarations HET ;
  • Évaluer l’utilisation des lits / unité HET ;
  • Réévaluer si besoin les seuils de déclenchement du dispositif HET ;
  • Faire une étude de la satisfaction des acteurs sur le déroulement de la période HET.

Vous pouvez télécharger cette fiche au format pdf en cliquant sur le lien suivant : Fiche_16_gestion_des_lits

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Date de parution : 30/05/2016

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