Logo ANAP
Ce site requiert l'activation de javascript pour être utilisé, merci de l'activer.
S'abonner

Méthode ♦ Outil

 1252 vues

Avant-propos

Le besoin d’une structure d’aval après une hospitalisation est souvent nécessaire dans le cadre de prises en charge programmées et ciblées (SSR en cardiologie, orthopédie….). Il peut aussi correspondre à une prise en charge extra-hospitalière (HAD, EPHAD). La finalité est de pouvoir offrir au patient le type de prise en charge le plus adapté en fonction des besoins en soins qu’il nécessite. Pour cela, une bonne connaissance des structures d’accueil de son territoire est essentielle afin d’en connaître les spécificités, de nouer des relations et de formaliser des partenariats.

Équipe-projet

  • Directeur de l’établissement ;
  • Chefs de pôles.

Enjeux

  • Diminuer la durée moyenne de séjour (DMS) ;
  • Diminuer le délai d’obtention d’une solution d’aval ;
  • Diminuer les journées non-médicalement pertinentes pour cause d’attente d’aval.

Indicateurs de suivi

  • Taux de demandes d’aval acceptées par structure ;
  • Délai moyen d’acceptation d’une demande d’aval par structure ;
  • Nombre de partenariats identifiés comme nécessaires et restant à conclure.

Kit-outil / REX

Retrouvez d'autres exemples en téléchargeant le fichier ci-dessous (archive compressée : il est nécessaire d'extraire les fichiers pour y avoir accès) :

Fiche_11_Partenariats_Aval

Résultats obtenus

  • 60 établissements ont mis en place des partenariats avec structure d’aval et / ou développé l’HAD ;
  • Dont 43 ont augmenté leurs taux de sorties vers l’HAD.

Clés de la réussite

  • Impliquer les responsables médicaux des structures d’aval du territoire ;
  • Disposer d’une liste à jour des établissements d’aval et des contacts téléphoniques ;
  • Porter le projet à l’échelon régional (implication de l’ARS) ;
  • Avoir une bonne connaissance du volume de patients transférés vers les établissements d’aval ;
  • Utiliser un bon de demande unique pour tous les établissements d’aval ;
  • Associer les assistantes sociales dans le processus de partenariats ;
  • Utiliser et maîtriser l’outil Trajectoire ou autre outil de demande d’aval régional.

Fiches associées

  • Fiche 10 : Préparer la sortie et anticiper l’aval.

PLAN D’ACTIONS

Formaliser les besoins d’aval au niveau de l’établissement de santé :

  • Faire une liste des conventions existantes avec les structures d’aval en liant les types de prises en charge et les mettre à jour si besoin ;
  • Analyser les transferts de l’établissement vers les structures d’aval y compris les lits d’aval interne à l’établissement : nombre, type de prises en charge, type de structures, les sorties en attente d’aval (cf. suivre les séjours longs), etc. ;
  • Analyser les problématiques de l’acceptation ou d’entrée en structures d’aval : critères géographiques, sociaux, d’admission, d’occupation ;
  • Recueillir et clarifier les besoins de chaque service et identifier des partenaires cibles en adéquation avec ces besoins ;
  • Constituer et mettre à jour régulièrement un annuaire des partenaires d’aval : établissements SSR et établissements sociaux et médico sociaux (praticiens SSR, praticiens coordinateurs d’EHPAD, assistantes sociales, SSIAD, SAMSAH, HAD…).

Rencontrer les structures d’aval :

  • Déterminer les structures d’aval à rencontrer en priorité (par exemple, celles avec qui l’établissement travaille le plus, ou celles qui refusent le plus de patients) ;
  • Rencontrer les structures d’aval afin de partager les résultats des analyses conduites, d’envisager des pistes pour une meilleure coopération et de valider conjointement les modalités d’accueil des patients (type de patient, délai de prise en charge…) ;
  • Partager les informations recueillies avec la Direction, les responsables de pôle et les chefs de service ainsi que les cadres de santé.
Formaliser le fonctionnement entre l’établissement et les structures d’aval :
  • Mettre en place des démarches de partenariats avec les structures d’aval ou des conventions bipartite MCO-SSR ou MCO-structures médico-sociales / soins à domicile / structures sociales ;
  • Formaliser des règles de demande d’admission en structure d’aval et homogénéiser les bons de demande d’aval.

Mettre en place un pilotage de la relation avec les structures d’aval :

  • Définir les indicateurs et modalités de suivi des conventions ;
  • Réaliser une grille d’évaluation du suivi des engagements pris dans les conventions.

ORGANISATION DES SALONS D’AUTOMNE AU CH RENÉ DUBOS DE PONTOISE

Sonia Nordey - Cadre de santé gestionnaire des flux et des parcours-patients

Malika El Attar - Cadre supérieure de santé assurant des missions transversales pour la direction des soins dont la gestion des flux

  • D’où vous est venue l’idée d’organiser des salons d’automne ?

L’organisation de Salons d’automne est un objectif de longue date qui s’inscrit dans les axes de travail de la cellule gestion des flux. En effet, pour fluidifier le parcourspatient, il nous a paru nécessaire de rencontrer l’ensemble des structures d’aval avec lesquelles nous travaillons régulièrement, c’est-à-dire : les prestataires de soins à domicile (prestataires privés, HAD et SSIAD) et structures SSR afin de connaître plus précisément leur offre de soins et leur organisation pour mieux travailler avec eux.

Début 2013, nous avions déjà initié un travail avec les cadres et les services sociaux en recensant dans un catalogue les structures avec lesquelles les services avaient l’habitude de travailler. Bien que très utile, ce catalogue ne suffisait pas, il ne présentait que le point de vue des cadres sur les spécificités des différentes structures. Par ailleurs, l’analyse des questionnaires de satisfaction-patient a aussi mis en évidence la problématique de l’organisation des sorties complexes.

Le Copil gestion des flux a donc décidé de mettre en place une action spécifique visant à rencontrer les structures pour organiser la continuité des soins, assurer du lien et de la coordination. Aller visiter chaque structure était impossible et trop chronophage, il a donc été décidé de les réunir ensemble dans l’établissement pour les rencontrer et les faire connaître auprès des soignants.

L’ensemble des cadres de santé du COPIL gestion des flux ont participé à l’organisation (D. Boidin de l’UHCD, V. Clément du SAU, H. Domisse de l’UAU).

  • Comment se sont organisés vos salons d’automne ?

L’organisation des salons en automne, soit à la veille des problématiques hivernales nous a paru être un moment propice. De plus, cette période coïncidait avec l’arrivée des internes en novembre, c’était donc un excellent moyen pour eux de découvrir les structures également.

Ces salons s’adressent à toutes les structures privées et publiques (SSR et prestataires de soins), les EHPAD ayant été exclus car considérés comme un lieu de vie. Coté établissement, les professionnels conviés sont les paramédicaux des services de soins, les médecins, les assistantes sociales, le personnel administratif. Ces salons ne sont pas ouverts aux usagers. Lors de chaque salon, le service social du CHRD a tenu un stand afin de mieux faire connaître ses missions aux professionnels de l’établissement.

Nous avons organisé les Salons d’automne répartis sur deux après-midi :

La première rencontre a eu lieu le 13 octobre 2015, réunissant les prestataires de soins à domicile (prestataires privés, HAD, SSIAD, réseaux de cancérologie et gériatrie). La deuxième rencontre a eu lieu le 19 novembre 2015 réunissant les structures SSR.

Un temps de préparation nécessaire

En amont de chaque salon, un mois avant, nous avions organisé avec l’aide de notre directeur de la communication une séance plénière de préparation avec les structures pour leur expliquer le projet, les objectifs, le déroulement, les moyens logistiques nécessaires sur chaque stand. La démarche de conventionnement et de qualité d’évaluation des prestations leur a aussi été présentée. C’était également l’occasion de récupérer des informations fiables sur les structures en leur remettant une fiche d’information à compléter pour le catalogue

Quels résultats ?

Une vingtaine de stands et 96 participants visiteurs professionnels du CHRD sur le premier salon et une vingtaine de stands et 79 participants sur le second. Des questionnaires d’évaluation des exposants et des visiteurs ont permis d’objectiver le succès de cette première édition des Salons d’automne.

Ce qui a plu aux professionnels de santé et aux structures : le mode interactif et le climat de confiance.

Le salon est un moment plus propice à l’échange entre structures et professionnels de santé qui sont plus ouverts qu’en rendez-vous individuels. Cela a permis de redécouvrir l’offre de certains prestataires de soins, avec qui nous fonctionnions plus par habitude.

Cet événement a permis également d’engager une vraie démarche de conventionnement et de suivi qualité. Des freins ont été levés, nous nous sommes rendu compte qu’un certain nombre de structures étaient favorables à accueillir des patients en fin de matinée.

Une démarche positive a été associée aux salons avec la récupération de 4 dons dans le cadre de la mission mécénat de l’hôpital (l’inscription au salon étant gratuite).

Enfin les structures ont apprécié d’être réunies entre-elles. « L’hôpital pourrait participer à créer ce lien qui n’existe pas entre les structures ». Nous envisageons donc une réunion préparatoire commune pour la prochaine édition.

Fort de ce succès, il est prévu de renouveler ce salon une fois par an, avec la possibilité d’accueillir l’année prochaine le Prado orthopédique et maternité.

« Il est important que l’hôpital s’ouvre sur le territoire » pour trouver ensemble des pistes d’amélioration dans la continuité des prises en charge en dehors de l’hôpital. « Créer du lien c’est avant tout pour nous innover pour mieux soigner en proximité. »

Vous pouvez télécharger cette fiche au format pdf en cliquant sur le lien suivant : Fiche_11_gestion_des_lits

Cette réponse vous paraît-elle utile ?
Date de parution : 27/05/2016

Commentaires - Soyez le premier à déposer un commentaire

Pour ajouter un commentaire vous devez vous identifier

Inscription

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Gestion des lits : vers une nouvelle organisation - Tome 2 : Mise en œuvre et bilan (Méthode ♦ Outil) qui traite de Partenariats.

Vous êtes perdu ?

Haut de page