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Méthode ♦ Outil

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GESTION DU SÉJOUR - SORTIE - AVAL

Avant-propos

La fonction de coordination des séjours s‘entend au sens large du terme et ne se traduit pas obligatoirement par la mise en place d’une cellule de gestion des lits (composée d’un ou plusieurs gestionnaires de lits). La cellule est la forme la plus aboutie, mais cette fonction peut prendre d’autres formes plus adaptées au contexte et à la taille de l’établissement. Il peut s’agir par exemple d’identifier un interlocuteur dédié aux urgences (ICAR) et / ou dans les unités de soins pour centraliser la recherche d’informations.

Cette fonction peut avoir des missions plus ou moins larges qui vont de la recherche en lit, jusqu’à la programmation des séjours conjointement avec le bloc et les examens complémentaires. On parle alors d’ordonnancement. Il n’est pas nécessaire d’avoir un logiciel de gestion des lits dédié mais a minima un outil / support de partage de l’information centralisée (besoins et ressources en lits) pour débuter une démarche de coordination des séjours.

Équipe-projet

  • Directeur des soins ;
  • Cadre ;
  • Médecin.

Enjeux

  • Centraliser la recherche en lits et faciliter la décision de l’orientation du patient dans un lit, en fonction de son besoin de prise en charge, des contraintes des ressources à un instant « T » et des activités programmées à venir ;
  • Élargir le périmètre de gestion des lits (décloisonnement des services) tout en diminuant le nombre d’interlocuteurs et donc le temps de recherche en lits.

Indicateurs de suivi

  • Nombre de séjours de plus de 24 h en UHCD et des lits-brancards ;
  • Nombre d’ETP impliqués dans la recherche en lits ;
  • Nombre de mutations internes et d’hébergements ;
  • Taux de transferts depuis les urgences pour faute de lit disponible.

Kit-outil / REX

Retrouvez d'autres exemples en téléchargeant le fichier ci-dessous (archive compressée : il est nécessaire d'extraire les fichiers pour y avoir accès) :

Fiche 9_Fonction de coordination des séjours

Résultats obtenus

  • 67 établissements ont mis en place une fonction de coordination des séjours ;
  • Dont 33 ont suivi l’indicateur Nombre d’ETP affecté à la recherche en lit qui est passé de 3,7 à 3,1 (soit 0,6 ETP de gain).

Figure 17 : Résultats issus des questionnaires de capitalisation envoyés aux établissements du programme

Clés de la réussite

Avec une cellule de gestion des lits :
  • Ne pas négliger l’accompagnement du sentiment de perte d’identité des services et de dépossession de missions pour les cadres et les secrétaires médicales ;
  • Rattacher hiérarchiquement la cellule à la Direction ;
  • Bien réfléchir à la localisation de la cellule (pas trop près des urgences, proche des consultations et / ou au sein des services cliniques) ;
  • Assurer une montée en charge progressive de la cellule (missions, périmètre de gestion de lits).
Dans tous les cas :
  • Assurer la permanence de la fonction (nuit, week-end, congés) ;
  • Trouver un juste équilibre entre une recherche en lits reposant uniquement sur des outils (SI et téléphone) et un tour physique quotidien dans les unités de soins (très chronophage) ;
  • Prévenir la fonction de coordination en cas d’admission directe dans les services ;
  • Avoir une information de la disponibilité des lits régulière dans la journée (a minima 3 fois si pas de système d’information) et descendante des services vers les urgences ;
  • Respecter la décision d’affectation d’un lit donné par la fonction de coordination des séjours en fonction des règles d’hébergement établies.

Conseils de l’ANAP :

  • Définir les règles d’hébergement et les outils de partage de l’information est un prérequis à la mise en place de la fonction ;
  • Dimensionner la cellule sur la base d’un ETP pour 100 à 150 lits (à adapter au contexte de l’établissement : la moyenne déclarée pour les établissements du programme se situe à 1 ETP pour 117 lits) ;
  • Prévoir une amplitude horaire pour la fonction de 8h-18h (à adapter) ;
  • Pour le choix du profil de poste, privilégier le savoir-être de la personne (capacité à travailler sous tension, réactivité, bon relationnel, diplomatie) sans focaliser uniquement sur l’expérience du terrain ;
  • Veiller à avoir des personnes qui n’ont pas le même grade au sein de la cellule, ou créer un lien hiérarchique pour éviter tout conflit ;
  • Identifier un référent médical susceptible d’être sollicité en cas de besoin d’arbitrage ;
  • S’appuyer sur l’expertise et la connaissance de la fonction coordination des séjours dans le cadre de la revue annuelle du capacitaire de l’établissement.

Fiches associées

  • Fiche 8 : Mettre en place des règles d’hébergement ;
  • Fiche 6 : Mettre en place un outil de visualisation des lits en temps réel et en prévisionnel.

« Passer d’une organisation de crise à la gestion du quotidien... »

« Un bed manager, au début on n’en voyait pas l’utilité maintenant quand elle n’est pas là on la cherche »

L’ORGANISATION D’UNE FONCTION DE COORDINATION DES SÉJOURS

Le schéma ci-dessous présente les différentes modalités d’une fonction de coordination des séjours rencontrées dans le cadre du programme. Il montre également les avantages et les inconvénients de chaque dispositif.

Ces dispositifs et ces missions ne sont ni exhaustifs, ni figés : un cadre peut se voir confier des missions de pilotage et une cellule peut avoir une fonction d’accueil du patient…

Dispositifs Cellule de gestion des lits Organisation reposant sur les cadres Un référent aux urgences
Description La gestion des lits est centralisée sur 1 à plusieurs gestionnaires de lits. La gestion des lits repose principalement sur les cadres. Plusieurs modalités ont été observées : désignation d’un cadre référent tournant chaque jour ou chaque semaine, réunion quotidienne de cadres, etc. La recherche de lits au niveau des urgences est centralisée sur une personne dédiée (ICAR / cadre des urgences).
Missions
Recherche de lits
  • Connaître les besoins en lits pour les patients du SAU et de l’UHCD à hospitaliser ;
  • Rechercher les lits disponibles et placer le patient dans un lit.
Régulation
  • Connaître les ressources disponibles dans les services ;
  • Tenir à jour l’outil de visualisation des lits disponibles ;
  • Organiser les hébergements / rapatriements de patients ;
  • Prévenir les unités en cas d’inadéquation des sorties et des entrées ;
  • Alerter sur les risques de situations de mise sous tension de l’hôpital et participer au dispositif d’hôpital en tension.
Programmation
  • Programmer les séjours de façon globale en lien avec les consultations et les plateaux médicotechniques, et en lissant l’activité sur la semaine ;
  • Programmer la demande de transport pour la sortie.
Planification / Pilotage
  • Effectuer un reporting régulier et remonter les dysfonctionnements constatés auprès des unités de soins et de la direction ;
  • Analyser l’activité de programmée et de non-programmée sur l’historique ;
  • Être force de proposition sur les processus d’ouverture et de fermeture de lits ;
  • Contribuer aux réflexions sur l’ajustement capacitaire.
Avantages et inconvénients
Avantages du dispositif
  • Centralisation de la recherche de lits ;
  • Gain de temps pour les équipes ;
  • Fluidification du parcours-patient ;
  • Vision globale de l’adéquation de l’activité avec les capacités en lits ;
  • Continuité dans le temps.
  • Permanence du dispositif ;
  • Développement de la communication interservices ;
  • Prise de conscience collective des difficultés liées à la gestion des lits.
  • Centralisation de la recherche de lits aux urgences.
Inconvénients du dispositif
  • Coûts (RH) ;
  • Absence de dispositif (nuit, week-end) ;
  • Risque de non-légitimité du ou des gestionnaires de lits selon le profil.
  • Périmêtre limité à la recherche en lits et la régulation ;
  • Absence de vision globale de l’adéquation de l’activité avec les capacités en lits.
  • Dispositif chronophage pour l’IDE ou le cadre des urgences ;
  • Périmètre limité sur les besoins en lits pour les urgences.

Dans le cadre du programme, les établissements correspondants ou s’approchant de ces trois types d’organisation sont notamment:

Cellule de gestion des lits Organisation reposant sur les cadres Un référent aux urgences
CHU de Poitiers CHU de Nîmes CH de Niort
CH de L’agglomération de Nevers Les hôpitaux du bassin de Thau CHAM
CH de Montceau les Mines CH de Narbonne CH de Saumur
HIA Clermont-Tonnerre Polyclinique Sainte-Marguerite CH Émile Roux
CH de Perpignan Polyclinique la Clarence Divion
CH Chalons-en-Champagne Institut Paoli Calmettes
APHMLa Timone CH de Digne-les-Bains
APHM Hôpital Nord CH de Tulle
CHIAP CH de Bastia
CH Martigues Clinique Saint-George
Centre hospitalier Saint-Joseph Saint-Luc
Clinique des Ormeaux
CH sud Francilien
Necker
CH Intercommunal de Poissy - Saint-Germain-en-Laye
CH de Dunkerque
CHI Lys-Hyrôme
CHU d’Amiens
Groupe hospitalier public du sud de l’Oise
CH de Laon
CHI Compiègne -Noyon
CH de Beauvais
CH de Gonesse
CHI Émile Durkheim Épinal
Hôpitaux privés de Metz
CH d’Armentières
Clinique Sainte-Marie
CH Moulin Yzeure
CH du Val d’Ariège
CHI de Castres-Mazamet
CHI Toulon la Seyne-sur-Mer
SAS Clinique Émailleurs-Colombier - Site du Colombier
Institut de cancérologie de l’ouest - Centre de lutte contre le cancer - site René Gauducheau à Nantes
Institut de cancérologie de l’ouest - site Paul Papin à Angers
Polyclinique du parc (PL)
SA Cliniques d’Ajaccio
Hôpital privé résidence du parc
CHI Sud Léman Valserine (HISLV)

PLAN D’ACTIONS

Définir le périmètre de la fonction :

  • Définir les flux de patients concernés : programmé et / ou non-programmé ;
  • Définir les périmètres de gestion (services, pôles, établissement…) ;
  • Définir le volume de lits gérés par mode de prise en charge.

Définir les missions de la fonction et établir la fiche de poste :

  • Recherche en lits ;
  • Régulation ;
  • Programmation ;
  • Planification / pilotage.
Définir le rattachement hiérarchique de la fonction et le coordonnateur médical qui interviendra en cas d’arbitrage.

Définir les règles et procédures (en fonction des périmètres préalablement définis) :

  • Définir les notions de lits libres, programmés, bloqués, réservés, etc. ;
  • Formaliser les modalités de recueil des besoins : - Nombre et profil de patients :

- En attente d’hospitalisation aux urgences ;

- En attente de mutations internes (notamment sorties de soins critiques) ;

- En attente d’entrées directes ;

- En pré-admissions (procédures de transmission des fiches de programmation).

  • Formaliser les modalités de recueil des ressources disponibles :

- Recensement des lits disponibles sous 48 h et des lits réservés.

  • Définir qui saisit les données recueillies (besoins et ressources) ;
  • Définir une procédure de permanence en dehors des jours et horaires de la fonction coordination des séjours (nuit, week-end, congés).
Valider le périmètre, les missions et les procédures en instance (CME, Directoire).

Dimensionner les effectifs nécessaires pour assurer cette fonction :

  • Nombre d’agents : quotité de temps de travail dédié à la fonction ou nombre d’ETP nécessaires selon le périmètre et la fonction.
  • Profils :

- Cadres ou infirmiers référents dans chaque unité dans le cas où il n’y a pas de cellule ;

- Ou profil à déterminer en fonction des missions de la cellule.

Mettre à disposition les moyens logistiques nécessaires à la fonction : localisation, bureau, ligne téléphonique, matériel informatique.

Communiquer sur l’existence et l’organisation de cette fonction :

  • Formaliser une lettre de mission pour donner de la légitimité ;
  • Communiquer au niveau des instances.

Évaluer le fonctionnement de la fonction :

  • Évaluer le respect des procédures et des règles définies, les réajuster le cas échéant ;
  • Pour la cellule :

- Définir une grille d’évaluation de la cellule (qualitative et quantitative) ;

- Faire évoluer le niveau de maturité de la cellule si besoin.

Vous pouvez télécharger cette fiche au format pdf en cliquant sur le lien suivant : Fiche_9_gestion_des_lits

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Date de parution : 27/05/2016

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